Une demande de devis qui tient en une ligne (« une animation culinaire pour 50 personnes en juin »), je la reçois souvent, et elle entraîne presque toujours des allers-retours. Je suis convaincu qu’une animation réussie se joue avant le premier coup de couteau, dès le brief. Pour la concevoir sur mesure, notre équipe a besoin de savoir pourquoi vous réunissez ces participants, qui ils sont, où nous interviendrons et dans quelle enveloppe. Ces réponses décident de tout : un cours de cuisine ou un concours, une session unique ou un flux continu, un atelier sur place ou en ligne. Réunies dans un cahier des charges, elles nous permettent de chiffrer juste dès la première proposition. Voici le modèle de brief que nous utilisons avec les entreprises, agences, collectivités, centres commerciaux et lieux culturels qui nous consultent : dix rubriques à copier, compléter et nous transmettre.
| Réponse courte : un cahier des charges d’animation culinaire décrit votre contexte, vos objectifs, vos participants (nombre, profils, régimes), votre lieu (accès, prise électrique, point d’eau), votre calendrier et votre budget. Plus il est précis, plus le devis est juste dès la première version. |
Qu’est-ce qu’un cahier des charges d’animation culinaire ?
Un cahier des charges d’animation culinaire est le document qui rassemble, avant toute demande de devis, les informations dont un prestataire a besoin pour concevoir et chiffrer une animation : le contexte et les objectifs de l’événement, le nombre et le profil des participants, les contraintes alimentaires, le lieu et ses caractéristiques techniques, le calendrier et l’enveloppe budgétaire.
Dans la pratique, « brief » et « cahier des charges » désignent le même document. Une nuance existe pour les collectivités soumises à la commande publique : leur consultation repose sur des pièces de marché réglementées, dont le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Notre modèle ne remplace pas ces pièces, mais il peut servir de base pour en rédiger la partie technique, car il liste les informations sans lesquelles un prestataire ne peut pas répondre avec précision.
Le modèle de cahier des charges à copier
Copiez ce modèle dans un e-mail ou un document, et répondez à ce que vous savez déjà. Une rubrique vide ne vous empêche pas de nous consulter : nous la compléterons ensemble lors du premier échange ou lors de la visite technique du lieu.
| MODÈLE · CAHIER DES CHARGES ANIMATION CULINAIRE 1. Votre organisation – Nom, secteur d’activité, interlocuteur et fonction – Actualité du moment : lancement, réorganisation, période commerciale, anniversaire, résultats à célébrer – Si vous êtes une agence : secteur de votre client final et ce que vous pouvez en partager 2. L’objet de l’événement et vos objectifs – Pourquoi cet événement : rassembler, remercier, fêter une réussite, sensibiliser, attirer ou fidéliser une clientèle – Ce que vous attendez à l’issue de l’animation 3. L’expérience attendue et le format – Présentiel, en ligne ou hybride – Type d’animation envisagé (cours, concours, show, happening, atelier DIY) ou carte blanche – Profil de chef souhaité : chef reconnu, spécialité, animation en langue étrangère – L’animation remplace-t-elle un repas ? Un traiteur est-il prévu à côté ? 4. Les participants – Public interne, clients, partenaires ou grand public – Nombre de participants, en précisant s’il est ferme ou estimé – Profils : âges, présence d’enfants, niveau en cuisine, langue 5. Les contraintes alimentaires – Allergies déclarées et régimes : végétarien, sans porc, halal, casher, sans gluten… – Comment ces informations seront recueillies auprès des participants 6. L’identité de marque Couleurs, logo, messages à faire passer – Produits, thème ou terroir à mettre en avant – Supports souhaités : cuisine mobile habillée, tabliers personnalisés, objets à emporter (couteaux ou planches personnalisés, toques, bento box…) 7. Les indicateurs – Indicateurs RSE suivis : origine des produits, déchets, part de recettes végétales – Inscription ou comptage des participants, collecte de données, questionnaire de satisfaction 8. Le lieu et les points techniques – Adresse précise et type de lieu : bureaux, hall, musée, ferme, extérieur, galerie commerciale – Surface disponible et conditions d’accès : étage, ascenseur, accès pour un véhicule utilitaire – Prise électrique et point d’eau à proximitéRègles du site : horaires de livraison, consignes de sécurité, enregistrement des intervenants 9. Le calendrier – Date ou période, horaires, durée de l’animation et timing à respecter – Date à laquelle vous attendez notre proposition et étapes de validation interne – Événement ponctuel ou récurrent 10. Le budget – Enveloppe, même approximative, en précisant HT ou TTC – Ce qu’elle doit couvrir : l’animation seule, ou aussi le repas, le lieu, la communication |
Rubrique par rubrique : ce que chaque réponse change dans notre proposition
Votre organisation et son actualité
Le contexte donne le ton. Une entreprise qui traverse une période commerciale difficile n’attend pas la même chose qu’une entreprise qui célèbre une réussite : dans le premier cas, nous privilégions un format qui ressoude les équipes sans paraître ostentatoire ; dans le second, nous pouvons viser un moment plus spectaculaire. Quelques lignes sur votre actualité suffisent pour éviter un décalage de ton.
L’objet de l’événement et vos objectifs
C’est la rubrique qui oriente le plus le choix du format. Pour rassembler des équipes, nous proposons un team building culinaire ou un concours de cuisine par équipes. Pour sensibiliser à l’alimentation durable, nos animations éco-responsables s’appuient sur les repères de l’ADEME. Pour attirer et fidéliser une clientèle en centre commercial, un happening culinaire en flux continu touche davantage de visiteurs qu’un atelier fermé. Formulez aussi ce que vous attendez à l’issue : c’est ce qui nous permet de proposer des indicateurs cohérents.
L’expérience attendue et le format
Le format conditionne toute l’organisation. En présentiel, nous installons nos cuisines sur place ; pour des équipes dispersées, nos ateliers en ligne Cook & Live permettent de cuisiner ensemble à distance. Si vous avez déjà un type d’animation en tête, dites-le, mais une carte blanche nous convient tout autant : c’est le principe de notre démarche de co-création.
Deux précisions évitent bien des malentendus. Le profil de chef, d’abord : notre réseau compte 80 chefs, et faire appel à un chef reconnu change l’expérience comme le budget. Le repas, ensuite : une animation culinaire débouche presque toujours sur une dégustation qui peut remplacer un repas. Si vous prévoyez un traiteur à côté, nous ajustons les quantités en conséquence.
Les participants
Le nombre de participants détermine l’équipe à mobiliser, le matériel et parfois le format lui-même. Notre concours Be The Chef se conçoit à partir de 40 participants. En happening, nous accueillons des groupes de 10 à 15 personnes par session, en continu. Au-delà de certains volumes, il faut installer plusieurs cuisines : nous avons ainsi animé un événement de plus de 2 000 personnes à la Cité des sciences et de l’industrie de Paris.
Précisez si ce nombre est ferme ou estimé : il fixe les quantités d’ingrédients et le nombre de postes. Les profils comptent aussi. Des participants qui cuisinent rarement n’appellent pas les mêmes recettes que des passionnés, et la présence d’enfants change le déroulé : notre guide de l’atelier cuisine enfant détaille les adaptations par âge.
Les contraintes alimentaires
Allergies et régimes doivent nous parvenir en amont, et non le jour J. Ils orientent le choix des recettes, l’organisation des plans de travail et la sélection des ingrédients. Le règlement européen INCO (n° 1169/2011) fixe la liste des 14 allergènes dont la présence doit être signalée au consommateur, parmi lesquels le gluten, le lait, les œufs, les fruits à coque ou le céleri : c’est une bonne grille pour interroger vos participants.
Les régimes végétarien ou végétal ne posent aucune difficulté : ces recettes font partie de notre répertoire courant, notamment dans nos ateliers éco-responsables.
| À noter : sur tous nos ateliers, nous affichons le jour de l’événement la liste des allergènes contenus dans les aliments proposés. C’est un repère simple auquel chaque participant peut se référer, et nos équipes sont là pour apporter des précisions si nécessaire. |
L’identité de marque
Une animation culinaire peut porter vos couleurs. Nous habillons la cuisine mobile d’une jupe et de mâts personnalisés, et les tabliers en coton peuvent être floqués : chaque photo prise pendant l’événement devient un support de communication interne ou externe. Les repères tarifaires de ces options figurent dans notre article combien coûte une animation culinaire.
La marque se raconte aussi dans l’assiette : produits de votre filière, recettes liées à votre histoire, terroir de votre territoire. C’est le cœur de nos animations commerciales et marketing. Pour prolonger l’expérience à la maison, nos objets de cuisine personnalisés (couteaux, planches, toques, bento box) complètent l’animation.
Les indicateurs
Si vous devez rendre compte de l’événement, dites-le dès le brief. Les indicateurs RSE (origine des produits, déchets évités, part de recettes végétales) se préparent en amont, dans le choix des fournisseurs et des recettes : notre guide des animations culinaires à impact détaille les mesures possibles. De même, l’inscription des participants ou le comptage des visiteurs, fréquents en centre commercial, se prévoit dans le déroulé et dans l’équipe. Lorsqu’elle porte sur des données personnelles, cette collecte relève du RGPD : précisez qui en a la responsabilité.
Le lieu et les points techniques
Je le dis souvent : on ne fait pas le même événement dans un musée classique que dans une ferme. Le type de lieu influence l’ambiance, le déroulé et les contraintes d’installation.
Bonne nouvelle : il n’est pas nécessaire de disposer d’une cuisine. Nos cuisines mobiles s’installent dans une salle de réunion, un hall, un entrepôt ou en extérieur, et ont besoin d’une prise électrique et d’un accès à un point d’eau. Elles voyagent dans des véhicules utilitaires : l’accès au lieu, l’étage, la présence d’un ascenseur et les horaires de livraison sont donc des informations décisives. L’adresse, enfin, nous permet d’anticiper le déplacement : nous sommes basés en Île-de-France et intervenons partout en France.
| À noter : chez ANcuisine, nous n’aimons pas l’imprévu ! Lorsque nous finalisons un projet, nous prévoyons toujours une visite technique sur le lieu de l’événement. Nous y validons les conditions d’accès et de stationnement, les arrivées électriques à l’endroit de l’animation, l’accès à un point d’eau et la procédure de gestion des déchets du site. Nous levons ainsi un maximum d’incertitudes pour organiser sereinement votre événement. Nous tenons également à disposition un guide technique de nos équipements, destiné aux responsables techniques et sécurité des lieux où nous intervenons. Nous le transmettons sur simple demande. |
Signalez aussi les règles propres au site : consignes de sécurité, enregistrement préalable des intervenants, créneaux de montage. Elles conditionnent notre planning d’installation.
Le calendrier
Réserver plusieurs mois à l’avance nous laisse le temps d’optimiser la logistique, de travailler avec nos fournisseurs et d’affiner le format. Indiquez la date à laquelle vous attendez notre proposition et les étapes de validation interne prévues : une validation par la direction ou par un comité allonge les délais, et mieux vaut l’intégrer dès le départ. Si l’événement est appelé à se répéter (un rendez-vous par trimestre, une animation mensuelle), dites-le aussi : un partenariat dans la durée nous permet d’ajuster nos tarifs.
| Quel délai minimum pour organiser une animation ? Notre métier est de nous adapter à vos demandes, et nous savons réagir vite : pour une agence, nous avons organisé à Paris un atelier amuse-bouche en 3 jours pour une équipe anglo-saxonne. Comptez toutefois 15 jours au minimum, et davantage pendant les périodes les plus chargées, comme les fêtes de fin d’année. |
Le budget
C’est la rubrique la plus souvent laissée vide, et pourtant celle qui fait gagner le plus de temps. Une enveloppe, même large, nous permet de chercher la meilleure formule dans votre cadre plutôt que de vous proposer un format que vous ne pourrez pas retenir. Précisez ce qu’elle doit couvrir : l’animation seule, ou aussi le repas, le lieu et la communication.
Pour vous donner des repères : un atelier DIY démarre à 720 € HT pour 15 personnes, et un cours de cuisine de 2 heures pour 45 participants à partir de 4 100 € HT. Le détail de ce qui compose le prix est dans notre article combien coûte une animation culinaire.
| Mon conseil : donnez-moi une fourchette, même approximative. Sans elle, nous risquons de concevoir une animation hors de portée, et vous perdez du temps à la refaire chiffrer. Avec elle, je peux vous dire tout de suite ce qui est réaliste, et vous proposer un format plus léger plutôt qu’un format au rabais. |
Vous êtes une agence événementielle ?
Le même modèle s’applique lorsque vous nous consultez pour le compte d’un client. Les informations les plus utiles à nous relayer sont les objectifs de votre client final, ses contraintes de marque, le profil des participants et le nom de l’interlocuteur présent le jour J. Indiquez aussi ce que nous pouvons montrer ou non de notre côté, notamment sur la communication autour de l’événement. Nous détaillons notre collaboration avec les agences sur notre page agences.
| Point important : lorsque nous travaillons aux côtés d’une agence, nous agissons en votre nom et, si vous le souhaitez, en marque blanche : notre nom s’efface derrière le vôtre. C’est une configuration dont nous avons l’habitude, car ce qui compte pour nous, c’est la satisfaction finale de votre client. |
Qui fait quoi : la répartition des responsabilités entre client et prestataire
Un cahier des charges clair fixe aussi le périmètre de chacun. Voici comment se répartissent les principaux postes sur une animation en présentiel.
| Poste | ANcuisine | Le client |
|---|---|---|
| Conception du déroulé et des recettes | Conçoit et propose | Valide |
| Cuisine mobile, petit matériel, transport, montage, démontage | Fournit et gère | Non concerné |
| Hygiène du matériel | Nettoie et désinfecte le matériel après chaque usage | Non concerné |
| Ingrédients | Sélectionne et achète | Signale les produits ou le terroir à mettre en avant |
| Chefs et assistants | Mobilise les profils adaptés | Peut demander l’intervention du chef de son choix |
| Lieu | S’adapte au lieu | Met à disposition l’espace, l’accès, la prise électrique et le point d’eau |
| Allergies et régimes | Adapte les recettes et affiche les allergènes sur place | Recueille et transmet les informations en amont |
| Sécurité du site, enregistrement des intervenants | Se conforme aux règles du site où il intervient | Communique les règles du site et les démarches à effectuer |
| Accueil des participants : signalétique, vestiaire | Non concerné | Organise |
| Vaisselle et boissons d’un repas complet | Vaisselle éco-responsable de la dégustation | Prévoit si un repas complet suit |
| Photographe, vidéaste, captation | Option sur demande | Prévoit ou commande en option |
Les oublis les plus fréquents dans un brief
- Un nombre de participants sans précision : ferme ou estimé, la différence change les quantités et le nombre de postes.
- Une adresse sans conditions d’accès : étage, ascenseur, horaires de livraison, stationnement d’un utilitaire.
- Des régimes recueillis trop tard : une allergie découverte le jour J oblige à improviser.
- Un budget absent ou flou : sans enveloppe, la première proposition sert surtout à la découvrir.
- Des étapes de validation oubliées : un comité de direction peut décaler la décision de plusieurs semaines.
- Un périmètre implicite : le repas, le lieu ou la communication sont-ils inclus dans l’enveloppe ?
| Nota bene : l’information que je regrette le plus souvent de recevoir trop tard, c’est la langue de l’événement. Tous nos chefs et assistants ne sont pas bilingues, et ce point s’anticipe. Je me souviens d’un team building pour 130 personnes, organisé avec une agence partenaire : la veille, nous avons découvert que la moitié du public était anglophone, alors que notre animateur micro ne l’était pas. Faute de pouvoir mobiliser à temps un animateur professionnel anglophone, nous avons fait appel à un étudiant américain et monté une animation en duo. Beaucoup de sueurs froides et, à l’arrivée, un étudiant qui s’est découvert des talents d’animateur ! Précisez-la dès le brief. |
À retenir
| 1. Un cahier des charges d’animation culinaire rassemble dix rubriques : organisation, objectifs, format, participants, contraintes alimentaires, marque, indicateurs, lieu, calendrier et budget. 2. Le minimum pour obtenir une première proposition : l’objectif, la date, le nombre de participants, l’adresse et une fourchette de budget. 3. Pas besoin de cuisine sur place : nos cuisines mobiles demandent une prise électrique et un point d’eau. 4. Les allergies et régimes se transmettent en amont, jamais le jour J. 5. Prévoyez au moins 15 jours entre le brief et l’événement, idéalement plusieurs mois. 6. Le modèle convient aux entreprises, agences, collectivités, centres commerciaux et lieux culturels. |
Questions fréquentes
Faut-il un cahier des charges complet pour demander un devis ?
Non. Avec l’objectif, la date, le nombre de participants, l’adresse et une fourchette de budget, nous pouvons déjà proposer une première orientation. Les autres rubriques se complètent lors du premier échange.
Combien de temps à l’avance faut-il envoyer son brief ?
Plusieurs mois à l’avance est l’idéal, surtout pour un événement de grande ampleur ou en période chargée. Comptez au minimum 15 jours, et plutôt 3 semaines pour organiser sereinement. Dans l’urgence, nous savons réagir plus vite.
Le lieu doit-il disposer d’une cuisine ?
Non. Nos cuisines mobiles s’installent dans des bureaux, un hall, un entrepôt ou en extérieur. Elles ont besoin d’une prise électrique, d’un point d’eau et d’un accès pour un véhicule utilitaire. Une visite technique du lieu est prévue avant chaque événement.
Peut-on adapter l’animation aux allergies et aux régimes alimentaires ?
Oui, à condition de nous les transmettre en amont. Les recettes végétariennes et végétales font partie de notre répertoire courant, et les allergies sont prises en compte dans le choix des recettes et l’organisation des plans de travail. Le jour de l’événement, la liste des allergènes présents est affichée sur chaque atelier.
Peut-on demander un devis sans connaître son budget ?
Oui, mais la proposition sera moins précise. Pour situer votre enveloppe, consultez nos repères tarifaires dans l’article combien coûte une animation culinaire.
Une collectivité peut-elle utiliser ce modèle pour un marché public ?
Il peut servir de base pour rédiger la partie technique de la consultation. Il ne remplace pas les pièces réglementaires du marché.
Une agence peut-elle nous transmettre le brief de son client ?
Oui. Le même modèle s’applique : relayez-nous les objectifs du client final, ses contraintes de marque et le profil des participants. Nous pouvons intervenir en marque blanche.
Envoyez-nous votre cahier des charges
Copiez le modèle, complétez ce que vous savez déjà et transmettez-le-nous. Nous revenons vers vous pour affiner les rubriques restantes et construire une proposition à votre mesure. Si vous partez d’une feuille blanche, notre démarche de co-création vous accompagne dès l’idée.
